Google Workspace vs Microsoft 365｜中小企業はどっち？違い・選定ポイントを徹底解説
代表Google Workspace と Microsoft 365、結局どっちを選ぶべき？
クラウド化を考える中小企業の多くが、真っ先にぶつかる疑問です。
「長年Officeのパッケージ版を使ってきたけれど、そろそろクラウドに移行したい」
「Google Workspaceを導入したものの、思ったほど社内に定着しない…」
「Microsoft 365を使っているけれど、TeamsやSharePointが上手く使いこなせない」
こういった悩みは本当に多く、実は“どの会社にも起こりがち”なものです。
ツール選びを誤ると、
ファイルが見つからない・共同編集でミスが起きる・結局ローカル保存に戻る…といった、
ちょっとしたストレスが積み重なります。
この記事では、以下の点をわかりやすく整理します。
・Google Workspace と Microsoft 365 の違い
・会社タイプ別のおすすめ選び方
・主要機能の比較（メール／ファイル／Excelなど）
・併用がアリなケース・ナシなケース
・導入後の定着ポイント
はじめに
クラウドサービスの選定は、“単なるツール選び”に見えますが、実は会社の情報の流れや働き方そのものを形づくる、重要な基盤の選択です。
Google Workspace と Microsoft 365 は、
メール、ファイル管理、共同編集、チャット、オンライン会議など、
毎日の業務で使う中心的な機能を担っています。
そのため、どちらを採用するかによって、社内の仕事の進め方は大きく変わります。
たとえば、
- コミュニケーションをどのツール中心で回すか
- ファイルをどこに保存し、どう共有・検索するか
- 共同編集をスムーズに行えるか
といった“日々の業務の当たり前”が影響を受けます。
さらに中小企業では、情シス担当がいないことも多く、最初の選定がその後の運用負荷や定着率を大きく左右します。
この記事では、両サービスを
「実務にどれだけ合うか」 という視点で比較し、
自社に最適なクラウド基盤を選ぶための判断軸を整理します。
中小企業はどちらを選ぶべきか
結論としては、
自社の“業務の特徴”と“現場の習熟度”に合わせて選ぶのが最適です。
ただし、まずは次の“ざっくり判断”がわかりやすい指標になります。
現場のITリテラシーが高くない → Google Workspace が向きやすい
- 画面や操作がシンプル
- 共同編集が直感的
- 他のSaaSとの連携がスムーズ
「まずはクラウドをラクに使い始めたい」企業には非常に合っています。
Excelで作り込まれた業務が多い → Microsoft 365 が向きやすい
- Excelの高度機能・関数・マクロがそのまま使える
- 既存ファイルの移行がスムーズ
- 資料作成でPowerPointを多用する企業とも相性が良い
“Excelを前提にした業務”が多い企業なら、Microsoft の方がストレスが少ないです。
まとめ
- Google：使いやすさ重視、共同編集を多く使う会社に合う
- Microsoft：Excel中心の業務や資料作成を重視する会社に合う
とはいえ、これだけだと「どちらともいえない」というケースもあるかと思います。
このあと、より細かい“会社タイプ別”に分けて、どちらが向いているかを具体的に見ていきます。
会社タイプ別の選び方
ケース①：社内のIT環境がバラバラで、まず“基本”を整えたい会社 → Google Workspace が向く
● こんな会社に多い
- メールがGmailとOutlookで混在している
- ファイルがローカル・NAS・USBなどバラバラ
- チャットは使っている人と使わない人が分かれる
- 「とりあえず動いているけど効率は悪い」状態
- 情シス担当が不在、または兼任で負担が大きい
● なぜGoogleが向くのか？
Google Workspaceは画面や操作がシンプルで、
“何をどう使えばいいか”を現場が直感的に理解できるのが最大の特徴です。
- メール → Gmail
- ファイル → Googleドライブ
- 共同編集 → スプレッドシート／ドキュメント
- チャット → Google Chat
と、基本ツールがひとまとまりで揃っているため、
“まずクラウドの土台を作る”会社にとても合っています。
ケース②：社内業務がExcelに依存している会社 → Microsoft 365 が向く
● こんな会社に多い
- 売上管理／在庫管理／工程管理をExcelで回している
- マクロや複雑な関数を使ったファイルが多数存在
- 社内で「Excel職人」が活躍している
- PowerPointで提案書を書く文化が根づいている
- Officeファイルの共有が日常的
● なぜMicrosoftが向くのか？
Microsoft 365は、
既存のExcel・PowerPointの利用をそのまま“クラウド上で”継続できる点が最大の強みです。
- Excelの高度機能・マクロがそのまま使える
- PowerPointの資料作成の流れを変えなくて済む
- 既存のOfficeファイルの移行がスムーズ
Excel中心の会社は、無理にGoogleへ寄せると
「結局ローカルExcelに戻る」という定着失敗が起こりがちです。
そのため、Excel依存の会社はMicrosoftのほうがストレスなく使えます。
ケース③：外部とのファイル共有や共同編集が多い会社 → Google Workspace が向く
● こんな会社に多い
- 外部パートナー・顧客との共同作業が発生
- 取引先とファイルをやり取りする機会が多い
- 営業メンバーが外出先からファイルを触る
- 「相手がどんなツールを使っているかわからない」ケースが多い
● なぜGoogleが向くのか？
Googleの強みは、
「どんな相手ともスムーズに共同作業できる」点です。
- リンク共有だけで共同編集できる
- 外部の相手が設定を理解していなくても動く
- スプレッドシート・ドキュメントは動作が軽い
外部とのやり取りが多い企業は、「同じツールでないと共同作業ができない」というMicrosoftの弱点が出やすいため、Googleの柔軟性が活きます。
ケース④：社内の文書・情報管理をしっかり整えたい会社 → Microsoft 365 が向く
● こんな会社に多い
- ドキュメントやマニュアルの量が多い
- 部門ごとに情報が散乱している
- 情報管理ルールをしっかり整えたい
- 権限管理を細かく設定したい
- セキュリティポリシーの要求が高い
● なぜMicrosoftが向くのか？
Microsoft 365は、SharePoint や Teams を中心に、社内情報を“構造的に整理できる”点が強みです。
- 権限を細かく管理できる
- 文書管理に向いた構造を取れる
- Teamsでコミュニケーションと情報を統合できる
- セキュリティやガバナンス機能が強い
特に、製造業や専門職（士業）など、「情報管理の厳密さ」が求められる会社とは相性が良いです。
Google Workspace と Microsoft 365 の特徴を“ざっくり比較”
Google Workspace と Microsoft 365 の違いは、細かな機能差よりも 「何を中心に仕事を進める設計なのか」 という方向性の違いにあります。
ここでは、まず全体像を短く整理します。
Google Workspace：シンプルで、共同編集が前提
Google Workspace は、クラウド上で「まず動く」「すぐ共有できる」ことを重視した設計です。
特徴（強み）
- UIがシンプルで使い始めやすい
- ブラウザだけで完結。インストール不要
- 共同編集の操作性が軽く、外部との共有も簡単
- 他のSaaS（会計・勤怠など）との連携がしやすい
弱み
- 資料の作り込み（複雑な関数、細かいレイアウト）はやや苦手
- Excel・PowerPointを中心に使っている会社だとギャップが出やすい
総評：
現場のITリテラシーが高くなく、まずクラウドの基本環境を整えたい会社と相性が良い。
Microsoft 365：Officeファイルを軸に、しっかり作り込む業務に強い
Microsoft 365 は、従来の Microsoft Office の使い方をベースに
「クラウドに対応したOffice」 という位置づけです。
特徴（強み）
- Excelの高度機能・マクロがそのまま使える
- PowerPointでの資料作成が得意
- 既存のOffice資産（過去ファイル）がそのまま活かせる
- Teams や SharePoint で情報管理を体系的に整えられる
弱み
- 操作体系が複雑で、設定や運用設計が必要
- 共同編集は可能だが、Googleほど軽快ではない
総評：
Excel中心の業務が多い会社、情報管理をきちんと整えたい会社に向いている。
一言でまとめると
Google Workspace：軽くて、シンプルで、共同編集に強い
Microsoft 365：Microsoft Officeを中心に、業務をしっかり作り込める
次章では、
- メール
- ファイル管理
- 表計算
- 資料作成
- チャット
- オンライン会議
といった日常業務ごとに、
Google Workspaceと Microsoft 365の違いをより具体的に比較していきます。
機能別の比較（Google Workspace vs Microsoft 365）
Google Workspace と Microsoft 365 の違いを、日常業務で使う主要な機能ごとに比較します。
普段の仕事にどれだけ馴染むかをイメージしながら読み進めてみてください。
メール（Gmail vs Outlook）
Gmail（Google）の特徴
- シンプルで直感的に使いやすい
- 画面が軽く検索が圧倒的に速い
- スレッド表示がわかりやすい
- 外部と共有しやすい
→ メールを“サクッと使いたい”会社に向く
Outlook（Microsoft）の特徴
- フォルダ分類やルール設定が細かくできる
- スケジュール・タスクと連携して使いやすい
- デスクトップアプリが業務に馴染みやすい
→ メールをしっかり整理したい会社に向く
結論（メール）
- Google：軽さ・検索・外部とのやり取りに強い
- Microsoft：整理・仕分け運用に強い
ファイル管理（Googleドライブ vs OneDrive / SharePoint）
Googleドライブの特徴
- 操作が直感的でシンプル
- 共同編集がスムーズ
- 外部との共有は最も簡単（リンク1つで完了）
→ ITが得意でない現場でも定着しやすい
OneDrive / SharePoint の特徴（Microsoft）
- 権限設定を細かく管理できる
- ファイル階層を厳密に整えられる
- Teams と連動した情報整理ができる
→ 文書管理を体系的に整えたい会社に向く
結論（ファイル管理）
- Google：手軽で扱いやすい。外部共有も強い
- Microsoft：情報管理を“しっかり作りたい”会社が選ぶべき
表計算（スプレッドシート vs Excel）
Googleスプレッドシート
- 複数人で同時作業する場面で圧倒的に強い
- 動作が軽く、共有しやすい
- 簡単な表なら十分
Excel（Microsoft）
- 高度な関数・ピボット・マクロ・VBAが使える
- 業務をExcelで作り込んでいる会社は必須
- 巨大なデータや複雑な分析に強い
結論（表計算）
- Google：共同編集が多い会社に最適
- Microsoft：Excel前提の業務がある会社は必須
資料作成（Googleスライド vs PowerPoint）
Googleスライド
- シンプルで扱いやすい
- 共同編集や外部共有が簡単
- 軽い資料作成（社内メモ・提案書の下書き）には最適
PowerPoint
- レイアウトの自由度が圧倒的
- グラフや図形の調整がしやすい
- 資料を“作り込む”業務に向く
結論（資料作成）
- Google：スピード重視の社内資料向け
- Microsoft：外部向け提案書や作り込み資料に必須
チャット（Google Chat vs Teams）
Google Chat
- シンプルで直感的
- 会話中心で、軽いコミュニケーション向け
- 余計な機能が少なく、現場定着しやすい
Microsoft Teams
- チャット＋会議＋ファイルを1つに統合
- プロジェクト単位の情報整理がしやすい
- 組織的な情報管理が必要な会社に強い
結論（チャット）
- Google：気軽に連絡する文化の会社に向く
- Microsoft：プロジェクト管理・文書管理まで含めて整えたい会社に向く
オンライン会議（Google Meet vs Teams）
Google Meet
- とにかく操作が簡単
- 画面が軽く、トラブルが少ない
- 招待リンクだけでスムーズに参加できる
Microsoft Teams（会議機能）
- 会議録画、画面共有、背景設定など高機能
- 会議をチャネル内に紐づけて管理できる
- 社内会議を体系的に管理したい会社に向く
結論（会議）
- Google Workspace：シンプルで外部との会議が多い会社に最適
- Microsoft 365：社内会議を“チーム単位で管理”したい会社に向く
まとめ
| 機能 | Google が強い場面 | Microsoft が強い場面 |
|---|---|---|
| メール | 軽さ・検索 | 整理・仕分け |
| ファイル管理 | シンプル・外部共有 | 権限管理・文書管理 |
| 表計算 | 共同編集 | 複雑なExcel |
| 資料作成 | 速さ・共同編集 | 作り込み資料 |
| チャット | 会話中心・シンプル | プロジェクト管理 |
| 会議 | 外部とのスムーズさ | 社内会議の体系化 |
機能ごとの強みを見ると、Google Workspaceと Microsoft 365が狙っている利用シーンの違いがよくわかると思います。
補足｜Google Workspace と Microsoft 365 の併用はあり？
ここまで、Google Workspace と Microsoft 365 の機能を比較してきましたが、
実際の運用では 「どちらか一方に統一する」ことが基本方針として安定しやすいです。
特に中小企業の場合、
- ファイルの置き場所が分散する
- 社内でツールの使い分けができない
- 情シス不在でサポート負担が増える
など、混在運用によるトラブルが起きやすいため、原則は統一をおすすめします。
とはいえ、例外的に “一部の機能だけ併用する” という運用も存在します。
- メールはOutlook、ファイルはGoogleドライブ
- 会議はGoogle Meet、その他はMicrosoft
- ExcelだけMicrosoft、共同作業はGoogle
など、限定的な併用であれば現実的に運用できます。
ポイントは、「併用する機能を最小限に絞り、ルールを明確にすること」。
混在させすぎると社内が混乱しやすいため、意図的な運用設計が必要になります。
導入・運用で気をつけるポイント
Google Workspace と Microsoft 365 は、どちらを選んでも導入しただけではうまく回りません。
実務では、ツール選び以上に運用設計が重要になります。
ここでは特に重要な3つのポイントを紹介します。
① ファイル管理のルールを明確にする
クラウド導入後に最も起きやすいトラブルが
「どこに何が置いてあるかわからない」問題です。
- フォルダ構造
- 権限（閲覧／編集）
- ファイル命名ルール
- 部門ごとの保管場所
- 個人ドライブの使い方
これらを曖昧にしたまま導入すると、ほぼ確実に運用が崩壊します。
ツールに合わせて最適な構造を設計し、
“地図を作ってから”クラウドを使い始めることが重要です。
② チャット・メール・会議の使い分けを決める
現場で混乱しやすいのが、コミュニケーション手段の使い分けです。
- ちょっとした依頼 → チャット
- 形式的な連絡 → メール
- スピードが必要 → チャット
- 相談やすり合わせ → 会議
など、
「何をどのツールでやるのか」の共通認識を作ることで、やり取りのムダが減り、定着率も高まります。
③ 部門代表となる“運用リーダー”を決める
中小企業では情シスが不在なことが多く、クラウドを導入しただけで放置されがちです。
そこで重要なのが、
部門ごとに“運用リーダー”を置くこと。
- 操作方法の周知
- トラブル時の相談窓口
- 部門内の運用ルール整備
- 新機能・改善のキャッチアップ
これらを担当する人が一人いるだけで、定着スピードが大きく変わります。
まとめ｜ツール選びより「運用設計」が定着の鍵
Google Workspace でも Microsoft 365 でも、
クラウド基盤は“使いこなしてこそ価値が出る”ものです。
- ファイル管理
- コミュニケーションルール
- 権限設計
- 部門リーダーの配置
こうした 運用面の設計 がしっかりしていないと、「クラウドを入れたのに前より混乱した…」という失敗につながります。
さいごに｜迷ったら“業務スタイル”で判断する
Google Workspace と Microsoft 365 は、どちらも優れたクラウド基盤です。
大切なのは、
どちらが自社の業務スタイルに合うか という点です。
- Google：シンプル・共同編集・外部共有に強い
- Microsoft：Excel・PowerPointを活かした業務や情報管理に強い
この記事で紹介した比較ポイントを押さえれば、多くの企業はどちらが合うか自然と見えてきます。
また、ツール選び以上に、
フォルダ構造・権限・ルールづくりなどの運用設計が定着の鍵 になります。
迷う場合は、一度業務全体を棚卸ししてから検討すると、どちらが適しているか判断しやすくなります。
サポートのご案内
現場の課題やその解決に適したITツールを自社だけで探すのは簡単ではありません。
だからこそ、外部の専門家を“伴走者”として活用することが有効です。
たとえば、当事務所の代表は、経営戦略とITの両方に通じた中小企業診断士・ITストラテジストであり、単なるツール選定に留まらず、「自社の経営方針に沿った業務改善ロードマップ」を一緒に描きます。
- 現状分析と課題の棚卸し
- 業務フローの整理と優先順位づけ
- 適切なツール選定・導入支援
- 補助金申請のサポート
こうした支援を受けながら進めることで、
確実に成果を出しやすい形でデジタル化を定着させられます。
自社だけで判断が難しい場合は、一度外部の目線で棚卸しすると、最適な選択肢が自然と見えてきます。
外部の専門家に相談することは、“自社の取り組みを客観的に見直すチャンス”でもあります。
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本記事の執筆者
朝倉とやまコンサルティング事務所の代表・朝倉傑が本記事を執筆しました。
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代表プロフィール
「見えない強み」を言語化し、「稼げる仕組み」へ実装する。 知財・IT・技術経営（MOT）を統合する、伴走型経営コンサルティング ごあいさつ はじめまして。朝倉とやまコ…
